Eerste sieradenbestelling naar Brazilië

1. Het begin

De klant nam via de WhatsApp-link op onze Portugeestalige website contact met ons op en vroeg naar een catalogus en prijzen. De klant koos verschillende modellen uit de catalogus en stuurde de selectie naar ons voor een offerte.

Tijdens het overleg over betaling en verzending legde de klant uit:

"É a primeira vez que compro de fora, nem sei como funciona."

"Dit is de eerste keer dat ik in het buitenland koop; ik weet niet eens hoe het werkt."

De klant had geen eigen vervoerder. Daarom moesten we voor deze concrete selectie stap voor stap de aantallen, goederenwaarde, voorbereiding en verzending doornemen.

2. Wat verduidelijkt moest worden

Verschillende modellen met minder stuks per model. De eerste offerte was berekend op 12 stuks per model. Vervolgens vroeg de klant enkele modellen te verwijderen en de overige modellen terug te brengen naar elk 3 stuks. Het aantal per model was even belangrijk als de selectie zelf.

Totale kosten en vervolgstappen bij een eerste buitenlandse aankoop. Na ontvangst van de aangepaste offerte vroeg de klant wat de volgende stap was en hoe de betaling kon worden gedaan. Omdat de klant geen eigen vervoerder had, was ook uitleg over de verzendmogelijkheden nodig. Goederen, verzending en belastingen moesten afzonderlijk worden toegelicht.

Concrete details voor de volgende selectie. Na ontvangst vroeg de klant of kleine aantallen per model ook bij een volgende bestelling mogelijk waren. In oktober wilde de klant beginnen met ongeveer 10 tot 15 stuks verdeeld over verschillende modellen om de verkoop te testen. Ook pakketgewicht, verzendkosten en de precieze sluitingen van de kettingen speelden een rol.

3. Hoe wij de aankoop begeleidden

De offerte aanpassen aan modellen en aantallen. Op 14 juli verwijderden wij de modellen die de klant had geschrapt en pasten de overige aantallen aan naar 3 stuks per model. We stuurden de aangepaste offerte en bevestigden in het gesprek een goederenwaarde van USD 429.75. De klant antwoordde: "Perfect! Wat zijn de volgende stappen?" Op 15 juli bevestigden wij in het gesprek de ontvangst van de betaling en gingen verder met het gereedmaken van de bestelling.

De verzending uitleggen en de kosten na voorbereiding bevestigen. Aan het begin legden wij uit dat de goederen eerst konden worden betaald en dat de verzendkosten zouden worden bevestigd zodra de producten gereed waren. Op 21 juli bevestigden wij voor deze bestelling een offerte van USD 208 voor verzending en belastingen op DDP-basis, inclusief inklaring, belastingen en levering aan de klant. Op verzoek bevestigden wij dat ook dit bedrag via PayPal kon worden betaald.

De betalingsgegevens voor deze bestelling vermelden USD 429.75 voor de goederen op 15 juli en USD 208 voor verzending en belastingen op 22 juli: samen USD 637.75. Beide betalingen hoorden bij dezelfde bestelling. Bij volgende aanvragen worden gewicht, kosten en verzendmogelijkheden opnieuw gecontroleerd op basis van de specifieke goederen en het land van bestemming.

Het overleg over aantallen en nieuwe modellen voortzetten. Op 14 augustus vroeg de klant of kleine aantallen per model in de toekomst mogelijk bleven. Wij legden uit dat de aantallen bespreekbaar waren en boden aan op basis van de wensen een selectie ter bevestiging voor te bereiden.

Op 21 oktober stuurde de klant referentieafbeeldingen en legde uit te willen beginnen met ongeveer 10 tot 15 stuks verdeeld over verschillende modellen, om de verkoop te testen en het pakketgewicht te beperken. Wij vroegen om de concrete modellen en aantallen voor de offerte. De klant markeerde de gewenste modellen en vroeg ons de sluitingen te controleren.

Afzonderlijke modellen en productdetails controleren. Op 22 oktober stuurden wij een offerte en foto's van sluitingen. De klant gaf aan dat de sluiting in de offerte afweek van de verwachting en vroeg extra modellen toe te voegen. Wij bespraken de gewenste sluiting, stemden de drie extra modellen af en stuurden een aangepaste offerte. Deze nieuwe aanvraag bleef in de selectie- en offertefase.

4. De bestelling in het kort

De betalingsbedragen komen uit de gegevens van deze bestelling. De 3 stuks per model waren afgesproken voor deze specifieke selectie. De aanvraag voor ongeveer 10 tot 15 stuks in oktober betrof de latere nieuwe selectie. Voor elke nieuwe bestelling worden beschikbaarheid, aantallen, prijzen, verzendkosten en levertijden bevestigd aan de hand van de definitieve lijst.

5. Het resultaat

Op 14 augustus stuurde de klant dit bericht:

"As peças chegaram e estou encantada!"

"De sieraden zijn aangekomen en ik ben er heel blij mee!"

Daar voegde de klant meteen aan toe:

"Já querendo um segundo pedido"

"Ik wil nu al een tweede bestelling plaatsen."

De aanvankelijke onzekerheid van de klant over een buitenlandse aankoop maakte plaats voor een bestelling met bevestigde ontvangst en een positieve reactie. Daarna ging het gesprek verder over nieuwe modellen, aantallen en productdetails.

De ontvangst van de eerste bestelling is bevestigd. Voor de daaropvolgende nieuwe selectie werden de gevraagde modellen en details in oktober verder afgestemd en werd de offerte aangepast.

6. Uw aankoop voorbereiden

Vermeld in uw eerste aanvraag welke modellen u wilt en hoeveel stuks per model, zodat de leverancier de beschikbaarheid kan controleren. Wilt u verschillende modellen testen, bespreek die aantallen dan bij het aanvragen van de offerte.

Goederenwaarde en verzendkosten horen afzonderlijk vermeld te worden. Een eerste schatting van de verzendkosten kan afwijken van de offerte die wordt opgesteld zodra de goederen gereed zijn. Spreek af welke diensten zijn inbegrepen en bevestig deze opnieuw bij volgende bestellingen.

Gebruik uw ervaring met de ontvangen producten als uitgangspunt voor uw volgende selectie. Werkt u met referentieafbeeldingen, bevestig dan de afwerking of constructiedetails, afmetingen, sluiting en aantallen, zodat de definitieve lijst en offerte op elkaar aansluiten.